De applicatie in het kort
Ook u heeft vast wel eens overwogen uw bedrijf te laten certificeren voor ISO 9001, 14001, OHSAS 18000. of een vergelijkbare branchegerichte certificatie. Misschien wegens vragen van (potentiële) klanten of om proces verbeteringen te realiseren.
Vaak weerhoud de verwachte administratieve rompslomp bedrijven ervan deze stap te zetten.
Zeker ten aanzien van procesverbetering is dit heel jammer, immers beter lopende processen zijn goedkoper en flexibeler. Daarom hebben wij, samen met Ebib project management, 4M-Focus ontwikkeld.
De oplossing
Met de applicatie 4M-Focus haalt u een stuk gereedschap in huis waarmee uw bedrijfsprocessen in no-time kunnen worden vastgelegd, inclusief relaties naar functies, medewerkers, risico's en wet- en regelgeving. Voor optimaal beheersbaar verandermanagement is issue management functionaliteit geïntegreerd.
De functies
Het hart van de applicatie is natuurlijk het vastleggen van de bedrijfsprocessen. De processen kunnen eenvoudig worden ingevoerd als tekst met enkele keuze parameters waardoor de structuur wordt bepaald.
Gedocumenteerde processen geven inzicht in mogelijke kostenbesparingen.
Nadat u de taken van een proces als tekst heeft ingevoerd genereert het systeem de flowchart voor u.
Zowel aan processen als aan taken kunnen eenvoudig zaken worden gelinkt Zoals:
-
Uitvoerende en verantwoordelijke functies
-
Van toepassing zijnde wet- en regelgeving
-
Ondersteunende documenten met versie beheer
-
Risico's uit de risicomanagement module.
Zodra zich een potentiële procesverbetering aandient, kan deze in het systeem worden geregistreerd en opgevolgd. Voor de meer complexe veranderingstrajecten kan men een project aanmaken om te kunnen plannen, het projectteam te registreren en projectdocumenten bij het project op te slaan.
Alle proces gegevens eenvoudig beschikbaar voor alle medewerkers.
Auditplanning
Doordat wet- en regelgeving in het systeem aan de processen zijn gerelateerd, genereert het systeem heel eenvoudig checklists voor interne audits en kunnen bevindingen en opvolg acties eenvoudig worden bijgehouden. Ook kunnen audits worden gegenereerd op basis van geïdentificeerde risico's.
Risicomanagement
Vanuit een risicoportfolio kunnen risico's aan een proces worden gerelateerd met een risico score. Aan de hand van de gewenste score en acties ter verbetering kan het beperken of wegnemen van risico's eenvoudig beheerd worden.
Performance Management
Binnen deze functionaliteit kan men dashboards met metingen definieren, doelstellingen en hun targets vastleggen en de metingen zelf definieren. Resultaten van de metingen kunnen eenvoudig worden ingevoerd. Hierdoor zijn de resultaten van de bedrijfsvoering eenvoudig bij te houden en zichtbaar te maken.
Implementatie
Ook de invoering van het systeem zal u verbazen. Het systeem is opgebouwd met de nieuwste Microsoft technieken. Compatibiliteit met uw automatiseringsomgeving is dus geen probleem. Aan training zult u ook niet veel tijd (en dus geld) kwijt zijn. Het systeem werkt werkelijk zo eenvoudig en intuïtief dat een korte introductietraining (1,5 uur) meestal voldoende is om zelfstandig te kunnen werken. Door de slimme autorisatie volgens de processtructuur, hebben de toegewezen proceseigenaren automatisch schrijfrechten voor hun processen.
